AGILE VANUIT HET THUISKANTOOR?
OPEN MINDED
AGILE VANUIT HET THUISKANTOOR?
Sinds de wereldwijde pandemie als gevolg van het SARS-CoV-2-virus is thuiswerken ingeburgerd. Thuiswerken is natuurlijk al lang bekend voor individuele werknemers. Het was echter nog lang geen standaard. Nog in 2016 dwong Marissa Mayer het personeel van Yahoo om op kantoor aanwezig te zijn - als CEO van een interneticoon zou je van haar immers innovatief, digitaal ondersteund werk mogen verwachten. De standaardregel bij veel andere bedrijven, al dan niet in de tech-industrie, was niet anders. Medewerkers in het veld of van delen van de IT bleven in de regel weg van het kantoor.
Vanuit het perspectief van vandaag is dit nauwelijks te begrijpen.
Wat als een geïsoleerde organisatievorm begon, is tijdens de crisis noodgedwongen een massaverschijnsel geworden en heeft zijn positieve sporen nagelaten. Overal hebben mensen ingezien: het werkt wel! De cultuur van aanwezigheid is niet altijd de doorslaggevende succesfactor voor creatieve topprestaties of zelfs voor routinewerk. Dus alles is in orde?
Niet helemaal, want het lijdt geen twijfel dat de cultuur van aanwezigheid ook zijn voordelen heeft. Mensen leren elkaar persoonlijk kennen en delen hun dagelijkse werkleven over lange afstanden. Hierdoor ontstaat onvermijdelijk een nabijheid die, idealiter, de productiviteit en het innovatievermogen van een onderneming aanzienlijk verhoogt. In het ergste geval kan het echter tot een groot conflict leiden, hoewel de voordelen waarschijnlijk groter zullen zijn dan de nadelen.
In deze cultuur van aanwezigheid zijn de laatste belangrijke managementtendensen naar voren gekomen, waaronder met name
- Lean management
- Veerkracht
- Open kantoor/open ruimte
- Behendigheid
en de daarvan afgeleide gespecialiseerde derivaten. De voordelen van deze methoden en denkrichtingen zijn thans duidelijk en worden niet langer in twijfel getrokken. Het kantoor aan huis brengt echter geheel nieuwe uitdagingen met zich mee.
Elk bedrijf en elke eenheid die thuiswerken in toenemende mate in haar operationele processen wil integreren, moet dus uiteindelijk een hybride organisatie opbouwen. Want ook in de toekomst zal niet al het werk in het thuiskantoor kunnen worden gedaan. Bovendien zal niet iedere werknemer permanent enthousiast zijn over thuiswerken.
Een kantoor aan huis betekent discipline en niet iedereen heeft die. Immers, de meeste managementmethoden tot op heden zijn ontwikkeld in een cultuur van aanwezigheid en worden ondersteund door bijbehorende rituelen. Typisch is het dagelijkse in agile werken. Hybride organisaties moeten daarom hun eigen, geheel nieuwe oplossingen vinden.
Organisatorische regels
- Onderhouden van uniform technisch materieel
Er is nog vaak sprake van een ongecontroleerde groei van de IT, vooral wanneer sommige werknemers hun eigen apparaten gebruiken. Alleen als iedereen dezelfde software gebruikt, is de hoogste efficiëntie en gegevensbeveiliging gegarandeerd. Zorg ook voor voldoende bandbreedte en capaciteit waar u dit kunt beïnvloeden.
- Gegevens en documenten digitaal beschikbaar houden
Veel is hier al standaard, maar er zijn nog steeds mediapauzes. Deze moeten de absolute uitzondering worden, en zelfs in onmisbare individuele gevallen (bv. prototypes, visuele objecten, renderings, enz.) moet de visualisatie op de best mogelijke manier toegankelijk worden gemaakt voor elk teamlid.
- Standaardiseren van digitale opslaglocaties
Een hybride organisatie werkt alleen als alle bevoegde personen tegelijkertijd toegang hebben tot de relevante gegevens en informatie. De snelle trip naar het naburige kantoor is niet langer haalbaar. Digitaal kennisbeheer wordt een arbeidsvoorwaarde
- Introduceer deadline discipline
Met name zeer interactieve teams die bijvoorbeeld agile werken met Scrum, moeten hun digitale interactie ritualiseren, net als hun aanwezigheid op kantoor. Wanneer teams zich organiseren, wordt het gebruik van een uniforme software- en organisatie-infrastructuur onontbeerlijk.
Vereisten voor de managers
- Veel vertrouwen stellen in werknemers
Voor argwanende managers brengt de hybride organisatie vaak ongemak met zich mee. Het is duidelijk: een kantoor aan huis betekent meestal verlies van controle - maar alleen in termen van aanwezigheid, niet in termen van werkprestaties! Goede managers vinden dienovereenkomstig veerkrachtige parameters om de resultaten van hun werknemers te controleren, ook voor de thuiswerkfasen.
- Controleer werknemers op neiging
Wie is geschikt voor toenemend thuiswerken en wie niet? In geval van twijfel moeten managers de juiste neigingen en veerkracht van hun teamleden bepalen door middel van een professionele evaluatie, in het beste geval met de steun van de personeelsdienst.
- Rekening houden met de wensen van de werknemers
Naast de neigingen spelen ook de wensen van het team een doorslaggevende rol. Degenen die zichzelf het meest geschikt achten voor een kantoor aan huis, zijn dat in feite alleen onder bepaalde voorwaarden. Tijdsflexibiliteit - welke dagen worden in aanwezigheid doorgebracht en welke op afstand - of ruimtelijke omstandigheden zouden hier typische factoren zijn.
- Optimaliseren van de werkomstandigheden in het thuiskantoor
De wetgever heeft in dit verband reeds specificaties opgesteld. Als algemene regel geldt dat permanent werken vanaf de keukentafel of het balkon zelden werkt.
- Vermijd buitensporig werk
Sommige teamleden werken misschien meer, niet minder, in het thuiskantoor. Leidinggevenden moeten van meet af aan duidelijk maken dat permanente beschikbaarheid niet vereist is (zie ook het punt "Schema-discipline").
- Ongelijkheden verklaren
In hybride organisaties zijn er werknemers die door hun verantwoordelijkheidsgebied minder flexibel zijn en die misschien helemaal niet thuis kunnen werken. Dit herbergt een conflictpotentieel dat de manager onschadelijk moet maken door transparante uitleg en eventueel verdere compenserende maatregelen.
- Prestaties eerlijk en naar resultaat beoordelen
In hybride organisaties werken klassieke beoordelingsparameters slechts in beperkte mate, omdat de nadruk veel meer op de werkresultaten ligt. Conclusies uit het aanwezigheidsgedrag zijn slechts in beperkte mate mogelijk, soms zelfs helemaal niet. Hier is een nieuw begrip van beoordeling nodig.
Biologische valkuilen en voorwaarden
Sinds 2010 voeren wij regelmatig studies uit over de organische ontwikkeling van ondernemingen. Dit heeft geresulteerd in een compendium van factoren die van grote invloed zijn op het functioneren van een hybride organisatie. Het gaat hier minder om absolute waarheden en meer om gevoeligheid voor cultureel-organisatorische factoren en de ideale vormgeving daarvan voor het eigen bedrijf. De volgende factoren en hun leidende vragen worden hier als voorbeeld gegeven:
Beheer van de doelstellingen
-Hebben we duidelijke, realistische en meetbare
Doelstellingen die in overeenstemming zijn met onze strategie? Toewijzing van verantwoordelijkheid -► Is de verantwoordelijkheid in ons bedrijf duidelijk toegewezen?
en wordt het aanvaard door de betrokkenen? Communicatie
-► Zijn onze communicatiekanalen doeltreffend, is onze persoonlijke en bedrijfsbrede communicatiestijl positief en motiverend? Betrouwbaarheid
-► Geven wij onze werknemers voldoende vrijheid of controleren wij te veel en eisen wij te veel geruststelling? Betrokkenheid van de klant
-► Zijn wij klantgericht genoeg, herkennen wij belangrijke suggesties van klanten en nemen wij die snel over?
Het organische vierkant
Verschillen tussen groepen ondernemingen en KMO's
De typische, goed geleide en groeiende KMO streeft naar een hogere graad van organisatie om risico's af te dekken en de efficiëntie te verhogen, maar wil zijn doorleefde coöperativiteit behouden.
De typische goed geleide onderneming daarentegen zou haar structuren en voorschriften, die op vele plaatsen als te star worden ervaren, willen doorbreken en dynamischer, ondernemender willen worden. Beide soorten bedrijven streven uiteindelijk naar dezelfde ideale toestand, zij streven naar het organische ideale punt in planningsvierkant 2.
De succesvolle hybride organisatie mag het organische ideaalpunt niet in gevaar brengen, maar moet integendeel de verwezenlijking of instandhouding ervan ondersteunen. De integratie van agile elementen tot volledige Scrum.
Hybride organisaties met een groot digitaal aandeel in de communicatie en gegevensuitwisseling zijn onderworpen aan speciale voorschriften inzake gegevensbescherming. Zo houdt thuiswerken risico's in voor de vertrouwelijkheid, de integriteit en mogelijk ook de beschikbaarheid van persoonsgegevens. Bovendien is de dreiging van gegevensdiefstal voor industriële spionage zeer reëel. Dit brengt overeenkomstige eisen inzake gegevensbeheer met zich mee.
Daarom moeten ondernemers, naast duidelijke arbeidsrechtelijke voorschriften voor het kantoor aan huis, gegevensbeschermingsmaatregelen invoeren die in overeenstemming zijn met de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR).
Bij overtreding van de richtsnoeren inzake gegevensbescherming riskeert de werkgever zware boetes. Deze risico's moeten worden aangepakt overeenkomstig artikel 32 van de GDPR, artikel 24, lid 1, van de GDPR en artikel 5, lid 1, onder f), van de GDPR door technische en organisatorische maatregelen te nemen om deze risico's uit te sluiten of tot een minimum te beperken.
Om te voorkomen dat derden toegang krijgen tot persoonsgegevens via bedrijfsrecords, moet het bedrijf ook de gegevensbeschermingsovereenkomst voor thuiswerk vastleggen. Uiterlijk met de invoering van de GDPR in mei 2018 werd de gegevensbescherming in Europa aangescherpt en de hoge boetes die in datzelfde jaar werden opgelegd, tonen aan dat overheden consequent toezien op de naleving van gegevensbescherming.
Bij de planning van de werkplek thuis moet de functionaris voor gegevensbescherming daarom in een vroeg stadium worden betrokken en de werknemer moet door middel van een thuiswerkovereenkomst worden geïnformeerd over de beschermende maatregelen.
Vereisten inzake gegevensbescherming
Wat zijn persoonsgegevens precies?
De belangrijkste vraag is eerst of er op de werkplek überhaupt persoonsgegevens worden verwerkt.
Als er geen persoonsgegevens worden verwerkt, hoeft er geen rekening te worden gehouden met de richtsnoeren van de GDPR. Art. 4 GDPR specificeert wanneer sprake is van persoonsgegevens en definieert de term als volgt: "Persoonsgegevens": iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, of waardoor een persoon identificeerbaar wordt." Voorbeelden van persoonsgegevens zijn naam, adres, telefoonnummers, kredietkaartnummers, kentekennummers van auto's, rekeninggegevens, personeelsnummers, onlinegegevens zoals IP-adres of locatiegegevens, nationaliteit of religieuze gezindheid.
In het geval van een kantoor aan huis draagt de werkgever de verantwoordelijkheid krachtens de wetgeving inzake gegevensbescherming. Derhalve dient aandacht te worden besteed aan de volgende punten (niet uitputtend). Het volgende geldt: hoe gevoeliger en beschermenswaardiger de persoonsgegevens zijn, des te krachtiger moet de bescherming zijn:
- De studeerkamer moet apart en afsluitbaar zijn.
- Officiële documenten moeten in een afsluitbare kast worden bewaard.
- IT-apparatuur die voor professioneel gebruik ter beschikking wordt gesteld, mag niet voor privé-doeleinden worden gebruikt.
- De harde schijf van de PC/laptop moet worden versleuteld, evenals externe gegevensdragers zoals USB-sticks.
- Het besturingssysteem moet voorzien zijn van een wachtwoord.
- Elektronische gegevensoverdracht (b.v. e-mail) moet volgens de stand van de techniek worden versleuteld.
- Als echtgenoten, kinderen of derden (zoals in een gedeeld appartement) onder hetzelfde dak wonen, moet de computer worden afgesloten, zelfs als hij maar voor korte tijd wordt achtergelaten.
- Professionele e-mails mogen niet worden doorgestuurd naar privé e-mailboxen.
- Er moet een concept zijn voor de behandeling en vernietiging van gevoelige documenten en print-outs.
- De werkgever en de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit krijgen in individuele gevallen toegang voor controledoeleinden.
Bij de verwerking van bijzondere persoonsgegevens moet altijd rekening worden gehouden met de rechtsgevolgen van § 42 a BDSG, die bij verlies van gegevens in werking kunnen treden en onder meer kunnen leiden tot de plicht om de bevoegde toezichthoudende autoriteit in te lichten. Als bij het ontwerp van het kantoor aan huis rekening wordt gehouden met bovengenoemde en andere individuele vereisten, d.w.z. als er een concept is dat voldoet aan de wettelijke eisen, dan zijn er geen problemen vanuit het oogpunt van gegevensbescherming.
