Culturele verschillen in het zakenleven tussen BeNeLux en Duitsland – de deur naar goede zaken?!
De BeNeLux (België, Nederland en Luxemburg) lijkt zo veel op Duitsland dat veel mensen ervan uitgaan dat er geen culturele verschillen zijn. Wij adviseren bedrijven en particulieren uit de BeNeLux en Duitsland bij hun zakelijke activiteiten in het buitenland en hebben vastgesteld dat de culturele verschillen groter zijn dan aanvankelijk gedacht. Uit deze verschillen kunnen veel problemen ontstaan. Zodra men ze echter herkent, kunnen de meeste moeilijkheden in de regel worden opgelost – of, zoals een van onze cliënten het formuleerde: de perfecte zakelijke overeenkomst is een mix van het pragmatisme en de ’thinking outside the box’-benadering van de BeNeLux met de arbeidsethos en gestructureerdheid van Duitsland.
1. Het marktpotentieel
In de afgelopen decennia hebben Noordrijn-Westfalen en de BeNeLux-staten met samen meer dan 45 miljoen inwoners zich ontwikkeld tot een grote grensoverschrijdende regio van Europese omvang. Noordrijn-Westfalen, de meest bevolkte deelstaat van Duitsland, onderhoudt nauwe culturele, economische, sociale en maatschappelijke betrekkingen met België en Nederland, evenals met zijn indirecte buurland Luxemburg.
Nederland is al jaren veruit de belangrijkste handelspartner van Noordrijn-Westfalen. In de buitenlandse handelsstatistieken van Noordrijn-Westfalen staat België – na China en voor de VS – op de 4e plaats wat export betreft en op de 3e plaats wat import betreft, ver voor aanzienlijk grotere landen als de VS en Rusland. Het handelsvolume tussen Duitsland en Nederland bedroeg in 2017 177,3 miljard euro. De Benelux-staten zijn voor Noordrijn-Westfalen ook verkeerspolitiek van groot belang: traditioneel zijn de Rijn-delta havens (Rotterdam en Antwerpen) de belangrijkste partners voor de mondiale buitenlandse handel van de Noordrijn-Westfaalse industrie.
Noordrijn-Westfalen onderhoudt zeer intense bilaterale betrekkingen met België, Luxemburg en Nederland. De grensoverschrijdende samenwerking met België en Nederland is in de loop van enkele decennia uitgegroeid tot een steunpilaar van de betrekkingen tussen Noordrijn-Westfalen en zijn buurlanden. Met als doel de reeds zeer nauwe betrekkingen kwalitatief verder te ontwikkelen tot een diepere partnerschap, breidt de deelstaatregering de regionale samenwerking uit door een steeds nauwere samenwerking in het kader van de Benelux-Unie.
Niettemin stellen studies steeds weer vast dat het potentieel voor import en export tussen de BeNeLux en Duitsland nog niet volledig is benut.
2. Zakenleven & Culturele verschillen
Om deze zakelijke mogelijkheden in de BeNeLux-regio en Duitsland te kunnen benutten, is het ook belangrijk om de verschillen in mentaliteit te begrijpen. Naar onze ervaring worden deze culturele verschillen vaak verwaarloosd – met aanzienlijke gevolgen voor het bedrijf, die echter onnodig en vermijdbaar zouden zijn. Bij jongere mensen met een meer internationale achtergrond worden deze verschillen echter steeds kleiner. Wij onderscheiden de volgende gebieden:
a) Strikte en platte hiërarchieën
In Duitsland geldt een strikte hiërarchie, die voortkomt uit een patriarchale samenleving. Daarentegen wordt de BeNeLux gekenmerkt door een matriarchale samenleving. Dit heeft directe gevolgen voor de zakelijke betrekkingen. Er is een formele omgangsvorm en titels zijn belangrijk. In het besluitvormingsproces neemt de directeur of het bestuur alleen de beslissing. In de BeNeLux daarentegen heerst een informele omgang. De mensen zijn teamgericht en nemen beslissingen gezamenlijk aan tafel.
b) Besluitvormingsprocessen
In het besluitvormingsproces is de BeNeLux consensusgericht, terwijl in Duitsland de richtlijnen meestal van bovenaf komen.
c) Onderhandelingen
Er zijn ook aanzienlijke verschillen in onderhandelingsstijl. In de BeNeLux heerst een consensuscultuur, terwijl in Duitsland sterker wordt gewerkt aan het doorzetten van de eigen doelen. Dat betekent echter niet dat zakenlieden uit de BeNeLux niet even overtuigend kunnen optreden.
d) Jij/U
In Duitsland is ‘jij’ zeer persoonlijk. Het duurt daarom in de regel lang voordat men het ‘jij’ aangeboden krijgt – maar dan betekent het ook vriendschap, vertrouwdheid en vertrouwen. ‘Je’ in de BeNeLux komt meer overeen met het Engelse ‘you’ en heeft niets met vriendschap en vertrouwen te maken. In Nederland was het echter vroeger gebruikelijk om de vader niet te tutoyeren, en oudere mensen werden eveneens met ‘u’ aangesproken.
e) Small talk
De typische Duitser wil in een zakelijk gesprek snel tot een concreet resultaat komen, waardoor de Duitser vaak als serieus, direct, formeel en doelgericht wordt gezien. In de BeNeLux daarentegen wordt grote waarde gehecht aan het eerst leren kennen van de zakelijke partner, waardoor zakenlieden uit de BeNeLux vaak als persoonlijker en humorvoller worden gezien.
f) Reactietijd
In de BeNeLux is men snelle reacties gewend. Niet voor niets zegt men: ‘Klein land, korte lijnen.’ Dit blijkt uit het feit dat in kort geding procedures een beslag in Nederland en België gebruikelijk is (deels zonder executoriale titel) en in Duitsland bijna onmogelijk zou zijn. Strikte hiërarchieën en formalisme leiden in Duitsland tot ‘langere’ reactietijden – ‘grondigheid gaat boven snelheid’. Procedures duren in de regel langer.
g) Grote buur met een verleden
Er moet altijd worden bedacht dat Duitsland aanzienlijk groter is dan de BeNeLux samen en dat Duitsland de BeNeLux heeft bezet. Ook al is dit lang geleden en zijn de betrekkingen tussen de BeNeLux en Duitsland zeer goed, men moet gevoelig zijn in de omgang. Het kan deuren openen wanneer een Duitser Nederlands, Vlaams of Luxemburgs spreekt, in plaats van te verwachten dat Belgen, Luxemburgers en Nederlanders Duits spreken. Het toont respect – en dat wordt beantwoord.
Het herkennen en accepteren van deze verschillen vergemakkelijkt de zakelijke betrekkingen en voorkomt misverstanden.